Funciones en excel

Las siguientes entregas que vamos a ver, estarán enfocadas a la aplicación de funciones. Voy a iniciar con una introducción básica de las funciones pero importante para el entendimiento de cada una de las entregas que trabajaremos.

Cualquier función en Excel sin importar su aplicación está compuesta de 4 elementos:

1. Signo + o = el cual indica que en la celda vamos a insertar una función es decir, no vamos a insertar ni texto ni número.
2. Nombre de la función: cada función tiene un nombre definido en la programación de Excel así que al momento de utilizarla debemos tener especial atención en asegurar que el nombre sea correcto (ya veremos las facilidades que tenemos desde Excel para ello)
3. Signo paréntesis de apertura y cierre: entre estos paréntesis es donde se ingresan los parámetros que requiere la función para operar
4. Parámetros o argumentos: Son las referencias y variables que utiliza la función para obtener un resultado

NOTA: entre cada parámetro o argumento se debe utilizar un signo separador que comúnmente es punto y coma (;).

1. Como saber el nombre en Excel de una función?. Podemos utilizar la ventana de ayuda de Excel para buscar según nuestra necesidad el nombre de la función. El botón para abrir esta ventana de función se encuentra al lado izquierdo de la barra de fórmula:

En el cuadro de buscar función podemos escribir la operación que necesitamos, por ejemplo si necesitamos calcular la tangente de un ángulo:

Excel presenta todas las funciones que coincidan con la palabra o descripción.

2. Como saber cuáles son los parámetros que requiere una función?

Al seleccionar la función desde la ventana de insertar función, se muestran los parámetros o argumentos que requiere la función:

Así que solo es necesario ingresar los valores o referencias en cada argumento.

Continuando con la introducción a las funciones, uno de los elementos importantes a tener en cuenta son las características particulares que tienen algunas funciones de acuerdo a la aplicación y configuración de las mismas.

1. Argumentos Limitados:

Vimos en el capítulo de edición de funciones, la ayuda que nos presenta Excel cuando estamos editando una fórmula directamente sobre la celda:

Esta es la función BUSCARV que es de las más utilizadas en el ámbito empresarial pues es muy útil para hacer “cruces” entre bases de datos. Esta función tiene solo 4 argumentos que vemos bien definidos y separados por comas (,).

2. Argumentos “infinitos”:

Veamos ahora que al insertar en una celda la función =SUMA(, la ayuda contextual que nos presenta Excel es la siguiente:

Vemos en esta función que aparecen visiblemente “solo” dos parámetros, número1 y número2; sin embargo si nos fijamos con mas detalle vemos que luego del segundo argumento seguido de la coma (,) aparecen unos punto suspensivos los cuales indican que se pueden adicionar tantas referencias de números como necesitemos.

3. Argumentos opcionales:

En esta función llamada DESREF vemos que utiliza 5 argumentos para operarla. Los dos últimos argumentos están entre Corchetes con lo cual se indica que no es obligatorio indicaros por lo cual se pueden omitir al momento de estar editando la función. Lo importante con este tipo de argumentos opcionales es tener claro que Excel asigna un valor por defecto para que opere la función, así que antes de omitirlos debemos conocer cuál es el valor que asignará Excel

Para finalizar este capítulo de funciones de FECHA y MES, vamos a ver otras 3 funciones que nos pueden ser de ayuda para casos más específicos y nos puede sacar de algún aprieto por no sabe que existen ya estas funciones en Excel:

FIN.MES: Esta función nos sirve para obtener a partir de una fecha inicial, la fecha de cierre del mes que se requiera:

Tiene dos parámetros:

fecha_inicial: es la fecha a partir de la cual se requiere hacer el cálculo

meses: Es la cantidad de meses luego de la fecha_inicial de la cual se requiere saber la fecha de cierre.

Tomando como fecha inicial 01/11/2013, se requiere conocer la fecha de cierre dentro de 3 meses:

El resultado de la función indica que dentro de 3 meses y a partir del 01/11/2013, la fecha de cierre es 28 de febrero de 2014.

FECHA.MES: Esta función nos sirve para calcular a partir de una fecha inicial, una fecha final luego de indicados la cantidad de meses que queremos adicionar a la fecha inicial:

Tiene dos parámetros:

fecha_inicial: es la fecha a partir de la cual se requiere hacer el cálculo

meses: Es la cantidad de meses luego de la fecha_inicial de la cual se requiere saber la fecha:

Tomando como fecha inicial 01/11/2013, se requiere conocer la fecha dentro de 3 meses:

DIAS360: Para efectos contables, algunas veces se requiere tomar los cálculos de tiempo en el año pero basados en un año de 360 días, es decir, 12 meses de 30 días cada uno. Esta función nos permite hacer este tipo de cálculos:

Tiene tres parámetros:

fecha_inicial: Es la fecha a partir de la cual se requiere hacer el cálculo

fecha_final: Es la fecha hasta donde se requiere hacer el cálculo

método: En este parámetro se indica FALSO o VERDADERO para los siguientes casos:

FALSO:

VERDADERO:

Para nuestro ejemplo, vamos a tomar como fecha inicial 01/11/2013 y como fecha final, el resultado de la función FIN.MES. Para el tercer parámetro método, indicaremos FALSO: